Microsoft Exel
Создание шаблонов

При работе с MS Excel часто приходится использовать одни и те же бланки документов для добавления в них новых значений. Для того, чтобы эти бланки не приходилось создавать каждый раз, можно воспользоваться шаблонами. Шаблон – это форма документа, в которую можно вводить новые значения. MS Excel имеет несколько готовых шаблонов, например, шаблон Платежного поручения и др.

Для того, чтобы выбрать шаблон необходимо проделать следующие действия:

1. В пункте меню Файл выбрать команду Создать;
2. В открывшемся диалоговом окне выбрать необходимый шаблон;
3. Ввести в него свои значения;
4. Сохранить в своей папке (проследить, чтобы был тип документа Рабочий лист MS Excel)

В зависимости от специфики работы в различных организациях используется различный набор документации. Для того, чтобы автоматизировать работу предприятия можно создать шаблоны всех документов, а затем использовать их при работе. Файлы шаблона могут содержать все необходимые исходные данные, формулы, макросы и форматирование. Таким образом, используя шаблон, можно быстро приступать к работе над важными задачами, а не начинать работу с построения того, что уже было сделано не один раз.

Для создания шаблона необходимо проделать следующие действия:

1. открыть книгу и вывести на экран рабочий лист, который будет использоваться в качестве шаблона. Ввести и отформатировать данные, которые должны будут храниться в шаблоне;
2. выбрать команду Файл/Сохранить как и в поле Имя ввести название будущего шаблона;
3. Выбрать в списке Тип файла Шаблоны. В окне Папка должно автоматически появиться содержимое папки Шаблоны;
4. Щелкнуть по кнопке Сохранить, чтобы сохранить шаблон под выбранным именем в указанной папке;
5. Чтобы теперь создать документ на основе этого шаблона, необходимо выбрать команду Файл/Создать. Новая книга будет содержать те же данные, формулы и форматирование, что и шаблон. Сохранять его необходимо под другим именем.

Правка шаблонов
В существующий шаблон можно вносить изменения в любое время. Затем шаблон можно будет сохранить под тем же или под другим именем. Кроме того, можно также изменять шаблоны, которые поставляются в комплекте с Excel.

Для изменения шаблонов необходимо проделать следующие действия:

1. Выбрать команду Файл/Открыть и в списке Тип указать тип Шаблоны. Если необходимо изменить папку в поле Папка;
2. Выбрать название нужного шаблона и щелкнуть на кнопке Открыть;
3. Внести нужные изменения в шаблон;
4. Чтобы сохранить шаблон под тем же именем выбрать Файл/Сохранить. Чтобы сохранить шаблон под другим именем, выбрать Файл/Сохранить как.

Сетка
На экране можно не отображать сетку, чтобы рабочий лист выглядел не как таблица, а как текстовый документ. Чтобы сетка таблицы была невидимой необходимо проделать следующие действия:

1. Выбрать команду Сервис/Параметры;
2. Щелкнуть на вкладке Вид;
3. Снять флажок Сетка.

Необходимо не путать линии сетки на рабочем столе и линии, которые выводятся на печать. Чтобы выводить на печать сетку, необходимо установить флажок Сетка на вкладке Лист в диалоговом окне Параметры страницы.

Защита

Защита данных в ячейках
Если вы работаете над документом совместно с другими пользователями, то можете защитить от изменений ячейки на рабочем листе. Сначала вам нужно будет снять защиту с ячеек, которые могут использовать другие пользователи, а потом защитить целый рабочий лист.

Для этого необходимо проделать следующие действия.

1. Выделить диапазон ячеек;
2. Выбрать команду Формат/Ячейки и щелкнуть на вкладке Защита;
3. Снять флажок Защищаемая ячейка.
4. Выбрать команду Сервис/Защита/Защитить лист;
5. Указать, что именно следует защищать в рабочем листе;
6. При необходимости ввести пароль;
7. Повторить ввод пароля.

Чтобы снять защиту с листа, необходимо выбрать команду Сервис/Защита/Снять защиту листа.

Защита рабочих листов
Можно защищать от изменений целые рабочие листы. Для этого необходимо проделать следующие действия:

1. Выбрать команду Сервис/Защита/Защитить лист;
2. Указать, что именно следует защищать в рабочем листе и нажать ОК.
3. При необходимости ввести пароль;
4. Повторить ввод пароля.

Чтобы снять защиту с листа, необходимо выбрать команду Сервис/Защита/Снять защиту листа.

Защита открытия защищенного файла
Файл, защищенный паролем, открывается так же, как и любой другой файл. Однако прежде чем книга будет выведена на экран, Excel попросит ввести пароль, который был назначен файлу. Если вы забудете пароль, то не сможете открыть книгу.

Чтобы установить защиту книг необходимо проделать следующие действия:

1. Открыть файл, который нужно защитить;
2. Выбрать команду Файл/Сохранить как и щелкнуть на кнопке Параметры.
3. В диалоговом окне Параметры сохранения ввести нужные пароли: для открытия файла и для разрешения записи.
4. Повторно введите пароль и щелкните на кнопке ОК.
5. Щелкнуть по кнопке Сохранить.

Если вы установили пароль для открытия файла, то файл будет открыт только после того, как вы введете пароль. Если вы установили флажок для разрешения записи, то файл будет открыть, но все внесенные вами изменения сохранены не будут. Для сохранения изменений, внесенных в документ в режиме защиты от записи, необходимо сохранить документ под другим именем.

Отображение на экране строк и столбцов
Если вы создаете таблицу для общего пользования, то, вероятно, при печати вам не нужно будет выводить всю информацию, которая содержится в таблице. Столбцы и строки можно временно убрать с экрана. Они не будут видны и не будут выводиться на печать. Скрытие столбцов и строк не влияет на вычисления в формулах.

Для скрытия строк и столбцов необходимо проделать следующие действия:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца или номере строки, которые необходимо скрыть;
2. В появившемся контекстном меню выбрать команду Скрыть.

Чтобы отобразить на экране скрытые строки и столбцы необходимо проделать следующие действия:

1. Выделить столбцы или строки, окружающие скрытый столбец или строку;
2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на одном из выделенных столбцов или строк;
3. В открывшемся контекстном меню выбрать команду Отразить.

Форматирование ячейки
Для проведения форматирования ячейки необходимо выбрать команду Формат/Ячейка. При выборе данной команды открывается диалоговое окно, содержащее несколько вкладок, в которых можно установить формат ячейки: ее цвет, цвет и вид окружающих ее линий, цвет текста, направление текста, формат данных и т.д.