Microsoft Exel
Управление данными

Сортировка и обработка баз данных (списков)

При работе с MS Excel возникает необходимость сортировки и обработки данных. В приведенном примере данные хранятся в виде списка, заголовки столбцов которого определяют поля, а строки содержат записи. В каждом поле содержится информация определенного типа, например, фамилии сотрудников или их адреса, а запись содержит полное описание элемента списка. Совокупность данных в виде таблицы полей и записей называется списком или базой данных.

При работе с базами данных часто приходится искать определенную информацию, необходимую в данный момент, а также сортировать данные по определенному признаку. Например, если из приведенного в примере списка необходимо выбрать товары стоимостью до $1000, то необходимо произвести сортировку. Для этого в MS Excel существует два мощных инструмента: фильтрация и сортировка. С их помощью можно легко выбирать необходимые данные на рабочем листе.

 Фильтрация списков

При работе с базами данных важно иметь возможность быстро находить нужную информацию. Допустим, у вас имеется база всех данных номеров телефонов города Бишкек, из которой вы хотите выбрать все телефоны АТС №22. Конечно же, достаточно трудно просмотреть список, состоящий из десятков тысяч записей и выбрать нужные. Но вы можете отфильтровать ваши данные и вывести только нужный список. Включить режим автоматической фильтрации можно сделать следующим образом:

1. Выделить любую ячейку списка;
2. Выбрать команду Данные/Фильтр/Автофильтр;

При выборе данной команды в заголовках каждого столбца появятся кнопки фильтра со стрелками вниз. После этого необходимо щелкнуть на стрелке фильтра в той ячейке, по которой вы хотите сортировать. В появившемся окне списка критериев необходимо выбрать нужный критерий.

Критерии:

Все	Вывод всех записей
Первые 10	Первые десять записей
Условие	Записи, удовлетворяющие заданному условию

3. Выбрать необходимые данные;
4. Выключить Автофильтр.

Задание 1

1. Составьте список товаров продовольственного магазина (минимум 15) и их цен.;
2. Скопируйте его на второй лист рабочей книги;
3. Выберите список товаров, стоимость которых не превышает 20 сом.

Добавление данных с помощью Автоввода

Автоввод - это возможность MS Excel, позволяющая ускорить ввод повторяющихся элементов списка, автоматически завершая ввод текста.

Допустим, в приведенном примере вам необходимо добавить новую модель ксерокса. Вместо того чтобы вводить название вида и модели оргтехники с клавиатуры, можно воспользоваться функцией Автоввод или командой Выбор из списка и быстро ввести новый текст. При наборе первых символов текста Автоввод предложит вам один из вариантов завершения слова или словосочетания, которые находятся в том же столбце. Можно щелкнуть на пустой ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду Выбор из списка и затем выделить нужное значение из списка имеющихся значений столбца.

Чтобы отключить функцию Автоввод, необходимо выбрать команду Параметры в пункте меню Сервис и на вкладке Правка сбросить флажок напротив Автозаполнение ячеек.

Сортировка данных
Прежде чем вывести на экран или напечатать данные списка в определенном порядке, необходимо произвести сортировку денных. Сортировка по определенному признаку подобна фильтрации: так же задается блок данных для сортировки и с помощью имен полей определяются критерии сортировки. Для каждого столбца списка данных можно задать свой способ сортировки. Имя поля, по которому проводится сортировка, называется ключом сортировки.

Для сортировки блока данных необходимо проделать следующие действия:

1. Выделить любую ячейку этого блока;
2. Выбрать команду Сортировка пункта меню Данные. Весь блок, включающий выделенную ячейку, автоматически подлежит сортировке.

Задание 2
Отсортируйте товары вашего продовольственного магазина

1. по возрастанию стоимости товара;
2. по убыванию стоимости товара;
3. по названию товаров.

Задание 3

Самостоятельно изучите пункт меню Формат и опишите его на отдельном листе вашей рабочей книги.Место работы