Microsoft Exel
Электронные таблицы MS Excel

Основные понятия

Microsoft Excel - электронные таблицы, предназначенные для проведения автоматических расчетов. Microsoft Excel - это прекрасное средство для проведения финансового анализа, а также для создания различных отчетов. Данные могут быть представлены в числовом или графическом виде.

После запуска MS Excel открывается пустая рабочая книга, которая является файлом и в которой будут хранится ваши данные. Каждая рабочая книга состоит из листов. Первоначально каждая рабочая книга содержит 3 листа. При необходимости пользователь может добавлять новые листы в рабочую книгу. Используя различные листы, можно удобно размещать информацию и оперировать ею.

Рабочая область MS Excel выглядит как таблица. Каждая строка и каждый столбец таблицы имеют свое название. Столбцы названы буквами латинского алфавита (A, B, C и т.д.). Строки пронумерованы. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки. Каждая ячейка имеет название, состоящее из цифры строки и буквы столбца, на пересечении которых она находится. Например, на пересечении строки 5 и столбца В находится ячейка В5. В ячейке может располагаться текст, цифровая информация, формулы и т.д.

Активная ячейка (т.е. ячейка в которую в данный момент будет вводиться информация) выделяется прямоугольником с жирными границами. По этому прямоугольнику пользователь может определить, в какой части таблицы он в данный момент находится. На рабочем листе постоянно выделена, по крайней мере, одна ячейка.

Группа ячеек называется диапазоном. Диапазон это несколько ячеек, расположенных радом. Размер диапазона определяется адресами верхней левой и нижней правой ячеек диапазона, записанных через двоеточие. Например, диапазон A1:B3 включает в себя ячейки A1, A2, A3, B1, B2, B3.

Именованные диапазоны

При работе с MS Excel ячейкам и диапазонам можно присваивать имена. Имена обычно запоминаются легче, чем абстрактные адресе, например Исходные данные. Значительно нагляднее, чем адрес соответствующего диапазона типа F5:G12. Кроме того, формула, называемая НДС гораздо нагляднее, чем, например =Е15-E15/100*20. Дополнительное преимущество использования именованных диапазонов заключается в том, что при удалении или добавлении строк и столбцов не нужно переопределять диапазон, все изменения производятся автоматически.

Чтобы задать имя диапазона необходимо проделать следующие действия:

1 способ

1. Выделить ячейку или диапазон и щелкнуть на кнопке со стрелкой рядом с полем имен в строке формул;
2. Ввести имя диапазона.

2 способ

1. Выбрать команду Вставка/Имя/Присвоить;
2. В открывшемся диалоговом окне ввести имя диапазона и выбрать диапазон.

Кнопка сворачивания диалогового окна предназначена для сворачивания диалогового окна, если оно мешает выбору ячейки или диапазона на рабочем листе.

Для переименования диапазона необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Вставка/Имя/Присвоить;
2. В открывшемся диалоговом окне выбрать имя диапазона, которое необходимо изменить;
3. Ввести новое имя и нажать кнопку Добавить
4. Выбрать в списке ранее существующее имя
5. Нажать кнопку Удалить

Перемещение по рабочему листу производится при помощи мыши или при помощи нижеприведенных клавиш:

Структура окна MS Excel

Окно MS Excel состоит их следующих элементов:

1. Строка заголовка
2. Главное меню
3. Стандартная панель инструментов
4. Панель инструментов форматирования
5. Панель формул - Отображает вводимые данные
6. Рабочая область (электронная таблица)
7. Заголовки столбцов – содержат названия столбцов
8. Заголовки строк – содержит заголовки строк
9. Панель листов – содержит названия листов и позволяет переключаться между листами
10. Полосы прокрутки
11. Строка состояния
12. Кнопки управления окном

 Создание рабочей книги

Производится так же, как в MS Word создание документов.

Сохранение информации

Сохранение информации производится аналогично редакторам, с которыми мы работали ранее.

Ввод данных в ячейку

1. Установить курсор на нужной ячейке;
2. Ввести данные.

Редактирование данных

1. Вы делить нужную ячейку;
2. Произвести по ней двойной щелчок или нажать на клавиатуре клавишу F2;
3. Внести изменения.

Удаление данных

1. Выделить нужную ячейку;
2. Нажать на клавиатуре кнопку Удалить или в пункте меню Правка выбрать команду Удалить.

Копирование и перенос данных

1. Выделить нужную ячейку;
2. Правка/Копировать;
3. Выделить ячейку, в которую необходимо поместить копию;
4. Правка/Вставить

Заполнение диапазона (ленивый способ ввода данных)

Часто в диапазон ячеек вводятся последовательности значений (например, дни недели, названия месяцев, числа и т.д.).

Чтобы упростить ввод такой информации, можно использовать следующий прием:

1. В первую ячейку диапазона ввести первый элемент последовательности, например, Январь.
2. Установить курсор в нижнем правом углу ячейки. Нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить до конца диапазона. В нашем примере все ячейки диапазона автоматически заполнятся значениями Февраль, Март, Апрель и т.д.

Чтобы ввести последовательность чисел, необходимо:

1. В первую ячейку диапазона ввести первое число последовательности, например 1;
2. Во вторую ячейку диапазона ввести второе число последовательности, например 2;
3. Выделить обе ячейки;
4. «Зацепить» нижний правый угол выделения и перетащить его в конец диапазона. В нашем примере диапазон заполнится числами 3, 4, 5 и т.д.

Вставка строк и столбцов

Вставить/ Строка – вставка строк
Вставить/Столбец – вставка столбцов

Удаление строк и столбцов 

1. Выделить всю строку или весь столбец, щелкнув по названию строки или столбца;
2. Правка/Удалить.

Суммирование данных

Одной из замечательных функций MS Excel является возможность осуществления автоматических расчетов. Рассмотрим самую простую функцию – автосуммирование. Данная функция позволяет получать сумму данных, содержащихся в выбранных ячейках. Причем, если данные, содержащиеся в выбранных ячейках изменяются, то и значение суммы тоже изменяется. Для осуществления автосуммирования данных необходимо проделать следующие действия:

1. Установить курсор в ячейку, в которой будет содержаться сумма данных
2. На панели инструментов нажать кнопку автосумма
3. Выделить ячейки, сумму значений которых необходимо подсчитать.
4. Нажать [ENTER].

Составление формул
Кроме использования автоматических функций, одну из которых мы только что рассмотрели, пользователь имеет возможность составлять свои собственные формулы, по которым будут производиться расчеты. Для этого необходимо проделать следующие действия:

1. Установить курсор на ячейке, в которую будет введена формула;
2. Поставить знак «=» (перед формулой всегда ставиться знак «=». Он говорит системе, что сейчас будет введена формула, по которой она будет производить расчеты);
3. Щелкнуть мышью по ячейке, в которой содержится первое значение, используемое в формуле
4. Поставить знак операции
5. Щелкнуть мышью по ячейке, в которой содержится второе значение, используемое в формуле
6. Нажать клавишу [ENTER].

Задание

1. Создайте фирменный бланк любой организации.

1. Создайте новый документ;
2. Установите параметры страницы;
3. Введите реквизиты фирмы;
4. Вставьте рисунок;
5. Подчеркните двойной линией введенную информацию;
6. Спрячьте сетку (для этого необходимо выбрать соотвтествующий флахок в диалоговом окне Параметры, которое вызывается командой Сервис/Параметры);
7. Сохраните как шаблон (для этого в диалоговом окне Сохранить как… в выпадающем списке Тип выбрать тип Шаблон).

2. Создайте отчет на вашем фирменном бланке

1. Введите в рабочий лист Лист 1 название и дату составления документа, заголовки столбцов и строк блоков

2. Заполните последовательностью лет 1985-1995 столбец под заголовком ГОД.

Внимание!

Для выполнения задания необходимо использовать возможности автозаполнения

3. Введите следующие данные в блоки ячеек

4. Просуммируйте данные в столбцах.

5. Теперь необходимо просуммировать данные, чтобы отчет включал общие сведения по показателям Торговля и Производство за все десять лет, а затем составить формулу и вычислите, какой процент приходится на долю торговли.

1. Под показателями введите пункт Всего;
2. С помощью кнопки Автосуммирование просуммируйте данные в столбцах Торговля и Производство.
3. Составьте формулу, которая в каждой строке делит Торговлю на Производство и заносит результат в Долю Производства.